Wordt jouw uitstelgedrag veroorzaakt door perfectionisme, door een gebrek aan motivatie of houd je te weinig rekening met je bioritme? Dan vind je hier achtergrondinformatie, tips en oefeningen om je uitstelgedrag te lijf te gaan.

Perfectionisme

Perfectionisme is, mits met mate, een mooie eigenschap. Waarom kun je zo genieten van bepaalde films, gerechten, gebouwen? Omdat je merkt dat aan elk detail aandacht is besteed. Dingen die even in elkaar zijn geflanst, zullen je niet snel in vervoering brengen. Maar wees redelijk: moet jij met alles wat je aflevert mensen in vervoering brengen? Vaak is goed gewoon goed genoeg. Je doet je werk goed als je aan de verwachtingen van de opdrachtgever voldoet of deze een beetje overtreft. Als jij een perfectionist bent, overtref je die verwachtingen al als jijzelf redelijk tevreden bent over je werk. Neem daar dus genoegen mee!

Laat je niet verlammen door je eigen maatstaven. Ga gewoon aan het werk, ook al kun je geen originele invalshoek verzinnen of heb je niet alles gelezen wat er over het onderwerp te lezen valt. Als je eenmaal aan het werk bent, komen de ideeën meestal vanzelf. Vertrouw op je capaciteiten.

Gaat het om werk dat je nooit eerder hebt gedaan, informeer dan bij bekenden die daar wel ervaring mee hebben. Hoe hebben zij het aangepakt? Verzamel informatie (niet alles wat maar denkbaar is) en ga aan het werk. Je merkt vanzelf waar je tegenaan loopt en welke informatie nog ontbreekt. Misschien heb je een intervisiegroep die je om advies kunt vragen. Afhankelijk van de problemen die je ondervindt, kun je ze ook met de opdrachtgever bespreken.

Hoe kun je de lat wat lager leggen?
Bijna niemand is op alle gebieden een perfectionist. Schrijf op waaruit jouw perfectionisme vooral blijkt. Bedenk nu in welke gevallen je perfectionisme voordelig voor jou uitpakt, en wanneer het in je nadeel is. Dat zijn met name gevallen waarin je veel tijd besteedt aan een kleine verbetering. Hoe kun je in die laatste gevallen de lat wat lager leggen, zodat je jezelf een 7 of een 8 zou geven voor het eindresultaat, in plaats van een 9 of een 10?

Houd perfectionisme in de hand

Pak je eerstvolgende nieuwe opdracht op deze manier aan:

1. Deel de opdracht op in fasen en maak een planning. Dit hoeft géén in full colour uitgevoerde uur-tot-uurplanning te zijn!
2. Inventariseer wat je per se nog moet hebben of weten om aan de slag te kunnen. Zorg dat je de spullen of informatie krijgt.
3. Voer de hele opdracht uit op zodanig niveau dat je jezelf een 7 zou geven. Schaaf dus niet aan een deeltaak totdat die een 10 krijgt.
4. Als je dan nog tijd over hebt, kun je er altijd nog een 8, 9 of 10 van maken.

Gebrek aan motivatie

Een gebrek aan motivatie leidt vaak tot uitstelgedrag. Wie heeft er nu zin in vervelend werk? Uitstellen geeft op korte termijn bevrediging (je gaat iets leukers doen), maar op lange termijn maak je de zaak alleen maar erger. De vervelende klus wordt steeds afschrikwekkender.

Denise Hulst schrijft in "Tijdig van kantoor" over het uitstellen van vervelend werk: "Het is menselijk om onzekerheid en ongemak te willen vermijden. Dus stel je die vervelende, moeilijke of grote zaken uit waarvan je weet dat ze gedaan moeten worden en ben je je daardoor dagen, weken, zo niet maanden achter elkaar bewust van wat je zou moeten doen en niet doet. Dat vreet energie. (...) Maar uiteindelijk zijn de kosten van uitstellen veel hoger dan de baten. Uitstelgedrag heeft ook als nadeel dat de minder leuke dingen op onderbewust niveau steeds ingewikkelder worden naarmate ze langer uitgesteld worden."
Bron: Hulst D., Tijdig van kantoor. Meer kwaliteit van werken door werkplekorganisatie, planning en efficiënt e-mailmanagement. Utrecht, 2005. Spectrum

Je bent geen machine. Hoe je je precies voelt op een bepaald moment, laat zich natuurlijk niet voorspellen. Timmer een planning daarom nooit helemaal dicht. Je hebt altijd wel wat klusjes waarvoor geen strakke deadline geldt. Geef jezelf de vrijheid om op klusjesmomenten gewoon die dingen te doen waar je dan het meeste zin in hebt.

De remedie? Meteen doen en daarna jezelf belonen:

1. Maak een lijstje van de dingen die je de komende week moet doen. Waar zie je het meest tegenop? Plan voor elke dag als eerste taak (voorzover mogelijk) zo'n vervelend klusje in. Als er privétaken bij zitten, plan dan ook op je vrije dagen rotklusjes in.
2. Bedenk nu voor elke vervelende klus een beloning, bijvoorbeeld: een wandeling door het park, taart van die chique banketbakkerij, koffie drinken op het balkon, bloemen kopen, lunchen op een terrasje, een uurtje in dat nieuwe boek lezen. Plan voor elke dag een beloning in.
3. Plan nu de rest van je werk in.
4. En doe het!

Heb je een structureel motivatieprobleem, dan is er meer nodig om jezelf te motiveren.

Je bioritme

Uitstelgedrag valt met wat zelfdiscipline en zelfmotivatie aan te pakken. Maar wie geen rekening houdt met zijn bioritme, maak het zichzelf onnodig moeilijk. Als je na de lunch altijd inzakt, moet je op dat tijdstip geen saaie stukken willen lezen. Natuurlijk dwalen je gedachten dan af. Plan voor deze momenten kleine, afwisselende klusjes waarvoor je niet heel geconcentreerd hoeft te zijn. Ga er in je planning ook niet van uit dat je de hele dag met dezelfde klus bezig bent. Drie uur is de maximale tijd dat mensen zich op een taak kunnen concentreren. Houd daar rekening mee en eis niet het onmogelijke van jezelf. Juist als freelancer verkeer je (vaak) in de luxe positie dat je je eigen werktijden kunt bepalen. Maak daar gebruik van! Ga ter bestrijding van de lunchdip boodschappen doen en werk 's middags wat langer door, als je energieniveau weer stijgt.

Volg je bioritme

1. Lees Werk en bioritme en doe de test Wat is je bioritme?
2. Houd een of twee weken het verloop van je energiepeil en concentratieniveau bij.
3. Maak een planning voor minstens twee weken die aansluit bij jouw bioritme. Neem in deze planning zowel werk- als privétaken op.
4. Voer je bezigheden uit volgens deze planning en wees je daarbij bewust van je bioritme. Noteer wat je opvalt.
5. Evalueer de afgelopen periode. Merk je verschil? Kon je jezelf beter aan het werk zetten, heb je prettiger gewerkt en was je productiever?

Tip voor avondmensen: als je de hele week noodgedwongen in het harnas van de ochtendmens hebt gezeten, volg dan in het weekend je eigen ritme. Dan kan de batterij weer opladen. Dit staat dus haaks op wat over het algemeen wordt aangenomen: dat je ook in het weekend beter op tijd kunt opstaan, zodat je lichaam aan dat ritme went en niet van die grote schommelingen meemaakt.

Als je de test hebt gedaan, weet je wat voor type je bent: een haan (ochtendmens), een uil (avondmens) of iets daartussenin. Probeer daar in je planning rekening mee te houden. Als ochtendmens ben je al vroeg op de dag alert en actief. Je kunt dus 's morgens meer en complexer werk aan dan later op de dag. Doe het dus ook op dat moment en stel je werk niet tot de avond uit, want dan ben je niet op je best. Een belangrijk gesprek met bijvoorbeeld een mogelijke opdrachtgever kun je ook beter 's ochtends plannen.

Avondmensen komen later op gang. Ben jij een avondmens? Als je vrij bent om je eigen tijd in te delen, doe daar dan je voordeel mee. Je verspilt energie door je steeds aan te passen aan gangbare kantooruren - het ritme van de ochtendmens. Je bent productiever als je je eigen ritme volgt. Zakelijke gesprekken kun jij daarom het best tegen het eind van de middag plannen. Werk 's avonds en 's nachts als je dat het prettigst vindt, maar houd die tijd dan ook bewust vrij voor je werk.

Auteur: Marieke van Osch