Een acquisitiegesprek is opgebouwd uit verschillende fasen. De fasen – meestal zijn het er vier - geven structuur aan het gesprek en helpen je om op de juiste momenten informatie te achterhalen of te verstrekken. In elke fase ligt de nadruk op een andere rol. Het is daarom belangrijk dat je de verschillende fasen kunt afbakenen.

Gespreksfasen

1. De opening
2. De analysefase
3. De aanbodfase
4. De afronding

Leer de gespreksfasen kennen
De analyse- en de aanbodfase zijn de belangrijkste fasen in een acquisitiegesprek. Het is dan ook handig als je weet wat er dan van je wordt verwacht. Breng zelf in kaart aan de hand van een mindmap wat er tijdens de analyse- en de aanbodfase gebeurt. Ga daarbij uit van je eerdere gesprekservaringen of kennis die je hebt opgedaan van collega-freelancers.

De analysefase is bedoeld om zo veel mogelijk informatie te verzamelen over het probleem van de opdrachtgever. In de aanbodfase daarentegen, ben jij degene die informatie verstrekt: je presenteert op een duidelijke en aantrekkelijke wijze jouw oplossing van het probleem van een opdrachtgever. Overigens kan het zo zijn dat je tijdens de aanbodfase merkt dat je van het probleem nog niet genoeg weet. Je gaat dan weer terug naar de analysefase om extra informatie te vergaren.

De volgorde van een acquisitiegesprek lijkt sterk op het tekstschema van een offerte. Net zoals in een offerte, kun je in een acquisitiegesprek de AIDA-formule gebruiken. AIDA staat voor: Attention, Interest, Desire en Action. Je begint het gesprek met het trekken van de aandacht (attention) door te laten zien hoe goed je je hebt voorbereid. Je wekt interesse (interest) door je expertise te tonen. Je wakkert de kooplust (desire) van een opdrachtgever in de aanbodfase aan als je een goed passende oplossing presenteert voor zijn probleem. Tot slot ga je over tot actie (action) door een opdrachtgever om informatie te vragen die je nodig hebt om een offerte te schrijven en daarover afspraken te maken. Voor het voorbereiden van het verloop van een acquisitiegesprek, kun je dus ook de AIDA-formule gebruiken.

Gespreksrollen

Als freelancer neem je in een acquisitiegesprek verschillende rollen aan. Je bent acquisiteur, adviseur en vakexpert. De rollen vloeien in elkaar over. Ze vullen elkaar aan. Wanneer je welke rol aanneemt, verschilt per fase. In sommige fasen wissel je vaker van rol dan in andere. 

Herken de gespreksrol
Lees de volgende casus en probeer te achterhalen welke rol de freelancer op zich neemt.

Aan tafel zitten pr-manager Wim de Jong en afdelingschef communicatie Saskia Janssen van een internationaal groothandelsbedrijf. Wim is uitgenodigd om mee te denken over een nieuwe klantencampagne.  Wim: "Een persbericht sturen naar verschillende media over jullie nieuwe productenreeks, zal niet zo veel nieuwe klanten opleveren. Daar is meer voor nodig. Klanten moeten op verschillende manieren in aanraking komen met jullie productenreeks. Bijvoorbeeld door een brief te sturen, brochures te verspreiden, advertenties te plaatsen in vakbladen en een persbericht te versturen."

Welke rol neemt Wim de Jong aan? Die van acquisiteur, adviseur of vakexpert? 

Antwoord

Wim de Jong zit met name op de stoel van vakexpert; hij toont zijn kennis over public relations. Hij zal na deze uitleg overschakelen op de rol van acquisiteur door Saskia Janssen een voorstel te doen waarbij hij zijn diensten als pr-manager aanbiedt. In een eerder stadium sprak hij al met Saskia in de hoedanigheid van adviseur toen hij haar wensen en vragen duidelijk probeerde te krijgen.

De juiste rol in de juiste fase

Welke rol past goed bij welke gespreksfase? Hou een korte brainstormsessie (vijf à tien minuten) en schrijf alle mogelijkheden op die je bedenkt. Grijp daarbij terug naar je eerdere gesprekservaringen.

Een aantal mogelijkheden op een rij

• In de analysefase zit je vaak op de stoel van de adviseur/consultant. Als je gesprekspartner moeite heeft zijn wensen en vragen helder te verwoorden, denk jij met hem mee en geef je advies. Op deze manier krijg je al zijn vragen boven tafel.
• Als acquisiteur heb je iets te verkopen; je presenteert je dienst zo goed mogelijk. Je zit met name op de stoel van de acquisiteur tijdens de aanbodfase van een verkoopgesprek. Je verzandt echter niet in oeverloos wervend gebabbel, maar bent ten alle tijden gespitst op je gesprekspartner.
• Je schakelt over naar de rol van vakexpert (deskundige) als je merkt dat je gesprekspartner behoefte heeft aan meer informatie. Als vakexpert weet je alles van de dienst die je aanbiedt. Je beantwoordt moeiteloos elke vraag en je kunt goed inschatten voor welke zaken je gesprekspartner bij jou aan het goede adres is en voor welke vragen hij bij een ander moet zijn. Je kruipt met name in de rol van vakexpert tijdens de aanbodfase waarin je argumenten moet weerleggen.

Soepel van rol verwisselen doe je door de fasen van een acquisitiegesprek goed te kennen.

• Ga verder naar hoofdstuk 3: De opening. Leer hoe je tijdens gespreksfase nummer één een goede eerste indruk maakt. 

Auteur: Janine Bruinooge