De jaarrekening is een financieel eindverslag van je onderneming dat je elk jaar opstelt. Een jaarrekening geeft in grote lijnen weer wat je met je bedrijf hebt uitgespookt in het betreffende boekjaar. De jaarrekening sluit aan op je administratie en die sluit weer aan op boekstukken zoals bonnen, facturen en bankafschriften. Meestal stelt je boekhouder of belastingadviseur de jaarrekening voor je op, maar sommige ondernemers doen het zelf. Bij grotere bedrijven vanaf een bepaalde omvang (wat betreft werknemers, omzet of balanstotaal) moet een accountant de jaarrekening goedkeuren.

Snel de begrippen van een jaarrekening kennen, doe je met behulp van de Lancelots-begrippenlijst.

De jaarrekening bestaat uit drie verschillende onderdelen:

• De balans per 31 december.
• De resultatenrekening van het boekjaar.
• Een toelichting op beide. De omvang van deze toelichting hangt af van de grootte van de onderneming. Als je een eenmanszaak hebt bestaat deze meestal uit een beschrijving van de manier hoe de balans tot stand is gekomen en basisgegevens over je bedrijf.

Doelen en doelgroepen van een jaarrekening

Een jaarrekening geeft de lezer ervan inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Een jaarrekening dient verschillende doelen voor verschillende doelgroepen.

Doelgroepen

• Voor freelancers met een eenmanszaak zijn de lezers vrijwel altijd de eigenaar zelf en de Belastingdienst.
• Soms moet je de jaarrekening afgeven aan je financiers, zoals bijvoorbeeld de bank die jou een hypotheek voor je kantoorpand heeft verschaft.
• Als je een BV hebt, ben je bovendien verplicht een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarbij geldt dat hoe groter je onderneming is, hoe meer gegevens je openbaar moet maken bij de KVK.

Doelen

De meeste eenmanszaken hebben met een jaarrekening twee of drie doelen voor ogen:

1. Overzicht + vergelijken

De jaarrekening geeft een duidelijk overzicht van de financiële gang van zaken. Je kunt dus als ondernemer precies zien hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt in het afgelopen boekjaar. Natuurlijk staan al dit soort gegevens ook in je administratie, maar dat is toch een stuk minder overzichtelijk. Ook bij (potentiële) opdrachtgevers kun je beter voor de dag komen met een professioneel opgesteld zakelijk rapport.

Bovendien wordt het je via de jaarrekening gemakkelijk gemaakt om je eigen onderneming te vergelijken met dat van branchegenoten. In een jaarrekening zie je door de uniforme kostenposten goed hoe een onderneming zijn geld besteedt.

2. Belastingdienst

Iedere ondernemer dient financiële verantwoording af te leggen aan de Belastingdienst. De gegevens uit de jaarrekening neem jij of je belastingadviseur meestal over om de winstaangifte inkomstenbelasting voor ondernemers in te dienen. Die aangifte bevat standaard een balans en resultatenrekening. Bij een controle of onderzoek door de Belastingdienst kan de jaarrekening worden opgevraagd, omdat daarin de belangrijkste toelichtingen op de balans en resultatenrekening worden vermeld.

Bij een controle kijkt de Belastingdienst aan de hand van je jaarrekening of je alles hebt gedaan. Als er op basis van de jaarrekening fraude wordt vermoed, wordt de administratie erbij gepakt en desnoods ook de bonnen en bankafschriften die erbij horen.

3. Banken

Soms moet je financiële verantwoording afleggen aan externe financiers. Als je een flinke som geld hebt geleend om je bedrijf verder te helpen, is het eigenlijk niet meer dan logisch dat de bank een soort garantie van je wil. Ieder jaar word je dan ook standaard om de jaarrekening gevraagd, zodat bekeken kan worden hoe vermogend je onderneming is ten opzichte van het jaar daarvoor. Op die manier kan de bank extra zekerheden eisen als het slecht gaat, maar ook besluiten om in de toekomst vaker leningen te verschaffen, omdat het zo goed gaat.

Wat zegt een jaarrekening over de ontwikkeling van je bedrijf?

Wat betekenen al die cijfers nu voor jouw bedrijf? Wil je een jaarrekening analyseren omdat je bijvoorbeeld niet weet of je eigenlijk wel die dure auto kunt aanschaffen, dan moet je de cijfers goed kunnen interpreteren. Analisten maken meestal gebruik van een aantal ratio's: formules die de prestaties van het bedrijf weergeven (de solvabiliteitsratio geeft bijvoorbeeld de verhouding tussen het eigen en vreemd vermogen), en andere makkelijk te vergelijken cijfers. Een goede analyse van een kleine onderneming gaat in op twee kenmerken van de jaarrekening:

• De balans.
• De winst- en verliesrekening.

Let op: het is natuurlijk erg belangrijk dat je de jaarrekening redelijk snel op tafel krijgt als je hem wilt gebruiken voor analyses. Anders is de informatie misschien alweer sterk verouderd.

Wat zegt de balans?

Je kunt de balans gebruiken om meer inzicht te krijgen in de schulden en bezittingen van je bedrijf. Analisten gebruiken vaak een maatstaf die Current Ratio heet. Dit is een vergelijking van de vlottende activa en vlottende passiva (begrippenlijst). De Current Ratio geeft aan tot op welke hoogte de kortlopende schulden terugbetaald kunnen worden met de beschikbare bezittingen van de onderneming.

De Current Ratio = vlottende activa: vlottende passiva.

Een gezonde Current Ratio ligt tussen de 1 en 1,5. Zit je daaronder dan is het lastig om de kortlopende schulden te financieren met de op korte termijn beschikbare bezittingen van je onderneming. Zit je daarboven, dan kun je de kortlopende schulden wel financieren met de op korte termijn beschikbare bezittingen van de onderneming. Heb je echter teveel beschikbare bezittingen, dan kunnen de kosten hiervan hoger uitvallen, wat ook niet goed is voor je winst. Dit laatste is meestal van toepassing op winkeliers, die moeten oppassen dat ze niet teveel voorraden hebben. Een partij kleding bijvoorbeeld is na enkele maanden veel minder waard. Ondernemers in de zakelijke dienstverlening hebben hier bijna nooit mee te maken.

Uit de post Debiteuren van de balans kun je vervolgens ook veel opmaken. Als klanten er lang over doen voordat ze hun rekeningen betalen, kan dit bedrag flink oplopen. Dan zul je op een gegeven moment moeten lenen. En dat is niet gunstig. Dus hoe korter de debiteurentermijn, hoe gunstiger dat is voor de onderneming.

Wat zegt de winst- en verlies rekening?

Dit is het meest eenvoudige en meeste sprekende kenmerk van de jaarrekening. Grofweg staat er in de winst- en verliesrekening de opbrengst minus de kosten. Wat je ermee kunt?

• Kijk naar de winstgevendheid van je bedrijf en vergelijk dit met het voorgaande jaar.
• Vergelijk de trends in opbrengsten en uitgaven en kijk naar de winstmarges die je op je diensten behaalt. Als je veel meer omzet draait dan het voorgaande jaar, maar ook ontzettend veel moet uitgeven, is dat wellicht zorgwekkend.

Wat kun je niet uit een jaarrekening halen?

Voorspellingen voor de toekomst kun je er niet uithalen. De jaarrekening geeft wel een overzichtelijk beeld van de financiële situatie van je onderneming in het verleden, en de mogelijke gevolgen voor de toekomst. Maar pas op! Staar je niet blind op dit rapport. Er wordt niets gezegd over je strategie, schommelingen in de branche, de ontwikkeling van de diensten die je verkoopt, en dergelijke.

Benieuwd hoe een jaarrekening van een eenmanszaak eruit ziet? Kijk dan eens naar het voorbeeld dat Lancelots heeft opgesteld.

Bronnen:

• Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam

Auteur: Niels Arts